Operaciones de almacén: procesos, flujos de trabajo y recursos

Tabla de Contenidos:

Introduccion
¿Qué son las operaciones de almacén?
Trabajos y responsabilidades de operaciones de almacén
Procesos y flujos de trabajo de operaciones de almacén
Recursos y tecnología de operaciones de almacén
Formas de mejorar la eficiencia de las operaciones de almacén
Lista de verificación de operaciones de almacén
¿Cuál es la diferencia entre gestión de inventario y gestión de almacenes?
¿Qué es la gestión de operaciones de almacén?
¿Cuál es la diferencia entre un centro de distribución y un almacén?
Conclusion

Introduccion

Las operaciones de almacén son el proceso de recibir, almacenar, enviar y contabilizar todos los bienes que pasan por una instalación de almacén. Como ocurre con la mayoría de las funciones comerciales, existen varios pasos necesarios para completar con éxito una operación de almacén. La clave del éxito es planificar cada paso cuidadosamente para que todo funcione sin problemas de principio a fin, ¡y ahí es donde entra en juego esta guía!

¿Qué son las Operaciones de Almacén?

Las operaciones de almacén son el proceso de gestionar las actividades asociadas con la recepción, almacenamiento, embalaje y distribución de mercancías en un almacén. Esto puede incluir:

Sistemas de gestión de Almacén (WMS)
Procesos de flujo de trabajo
Recursos como personas, herramientas y tecnología que se requieren para completar cada paso del ciclo.

El software de gestión de almacenes proporciona una forma de gestionar todos los aspectos de este ciclo al proporcionar una plataforma integrada que permite a los usuarios planificar su flujo de trabajo, gestionar niveles de inventario y realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento.

Trabajos y Responsabilidades de Operaciones de Almacén

La dotación de personal es el proceso de gestionar y asignar tareas a los empleados. Los requisitos de personal incluyen un análisis de su fuerza laboral actual, retención de empleados, necesidades de reclutamiento y capacitación, y asignación de recursos.

Los niveles de personal deben basarse en la carga de trabajo y la combinación de personal, que se refiere a la proporción de equivalentes de tiempo completo (ETC) a trabajadores a tiempo parcial. Los trabajadores a tiempo completo cuestan más que los trabajadores a tiempo parcial debido a los costos de los beneficios, pero trabajan más horas a la semana, por lo que pueden completar las tareas más rápido.

La mejor manera de determinar los costos de personal es calculando el gasto laboral por hora multiplicando el salario por hora por el número de empleados multiplicado por el número de horas trabajadas cada semana. Este cálculo puede ayudarle a identificar áreas en las que podría ahorrar dinero sin sacrificar la calidad del servicio o la producción.

Si está buscando un trabajo en el campo de operaciones de almacén, hay muchos títulos de trabajo diferentes para elegir. Dependiendo de su rol, será responsable de diferentes tareas. A continuación se muestra una lista de algunos trabajos comunes de operación de almacén, junto con descripciones de trabajo básicas:

Gerente de Operaciones de Almacén: Supervisa las operaciones diarias de los almacenes de una empresa y garantiza que funcionen sin problemas y de manera eficiente. También pueden supervisar a los miembros del personal que trabajan en otras áreas, como compras o gestión de inventario.

Supervisor de Almacén:Gestiona a los trabajadores en uno o más almacenes, asegurándose de que completen todas las tareas asignadas de manera oportuna y respetando las políticas y procedimientos de la empresa. El supervisor también puede ser responsable de capacitar a los nuevos empleados sobre sus funciones dentro del sistema de operación del almacén (WMS).

Almacenista:Ayuda a organizar y gestionar el inventario en un almacén. Esto incluye recibir y almacenar mercancías, así como empacar pedidos para su envío.

Jefe de almacén:Supervisa las operaciones diarias de los almacenes de una empresa y garantiza que funcionen sin problemas y de manera eficiente. También pueden supervisar a los miembros del personal que trabajan en otras áreas, como compras o gestión de inventario.

Trabajador de almacén:Realiza tareas tales como cargar y descargar camiones, mover mercancías por las instalaciones utilizando montacargas o transpaletas, contar artículos de inventario y otras tareas relacionadas con las operaciones de los almacenes de una empresa.

Procesos y Flujos de Trabajo de Operaciones de Almacén

Una vez que haya identificado los procesos y flujos de trabajo clave en su almacén, desarrolle un mapa de procesos repetible que pueda usarse para guiar mejoras futuras.

Recepción

Este paso es cómo los productos llegan a su almacén y, a menudo, lo realizan proveedores externos u otros socios comerciales. Implica recibir cheques, verificar el pedido con las órdenes de compra (PO), verificar los estándares de calidad y asegurarse de que todos los artículos se contabilicen antes de cargarlos en un camión/furgoneta/empresa de transporte para su entrega en las áreas de almacenamiento o recolección (si es necesario).

Almacenamiento

Una vez que se han recibido los productos, necesitan un lugar seguro donde permanecer hasta que comiencen a trabajar nuevamente en ellos, ya sea en las estaciones de empaque o en los muelles de envío (si corresponde). Puede haber varios tipos diferentes de áreas de almacenamiento en los almacenes, que incluyen:

Unidades de almacenamiento en frío con bolsas de hielo seco o sistemas de estanterías refrigeradas
Rejillas a temperatura ambiente
Estanterías paletizadas donde se almacena la mercancía sobre palets
Dispositivos de carga unitaria, como contenedores a granel para productos de materiales sueltos, como granos de café.
Sistemas de estanterías tipo jaula, que utilizan marcos metálicos verticales llenos de paneles de malla de alambre metálico que sostienen cajas de productos.
Sistemas de estanterías para paletas, que utilizan marcos metálicos rellenos con tablas de madera que sostienen cajas de productos, así como máquinas de envoltura de película que se usan para empaquetar artículos delicados como cristalería para que no se rompan durante el envío.

Picking (Recolección)

Una vez que se ha comenzado a trabajar en un pedido, es necesario recogerlo y colocarlo en un contenedor de envío (si corresponde). Hay varios tipos diferentes de sistemas de recolección, incluidos los sistemas transportadores alimentados por gravedad, donde las cajas se empujan hacia una cinta que las transporta a través del almacén; sistemas de plataforma giratoria mecánica, donde los operadores encuentran los artículos que necesitan usando pantallas táctiles o equipos de escaneo y luego usan brazos robóticos para agarrar esos artículos de los estantes; y vehículos guiados robóticamente que se conducen solos por los almacenes.

Devoluciones

El proceso de devoluciones en las operaciones de almacén implica el manejo de bienes que son devueltos por clientes o proveedores por diversos motivos, como productos defectuosos, pedidos incorrectos o exceso de existencias. El proceso normalmente implica los siguientes pasos:

Recepción: Los productos devueltos se reciben en el almacén y se verifican sus daños, su integridad y exactitud. Cualquier discrepancia o problema se documenta y se informa al departamento o equipo correspondiente.
Inspección: Los bienes devueltos se inspeccionan para determinar su condición y determinar si pueden revenderse, repararse o desecharse. Esto puede implicar probar los productos, inspeccionar su embalaje o consultar con el fabricante o proveedor.
Clasificación: Los bienes devueltos se clasifican en función de su estado y destino previsto. Esto puede implicar separar los productos en categorías como "revendibles", "reparables" y "chatarra".
Procesamiento: Los bienes devueltos se procesan según su clasificación. Esto puede implicar reabastecimiento/reabastecimiento de los bienes para su reventa, reparación o reacondicionamiento de los bienes para su reventa, o eliminación de los bienes de una manera ambientalmente responsable.
Mantenimiento de registros: se mantienen registros detallados del proceso de devolución, incluida información sobre los productos devueltos, el motivo de la devolución, el estado de los productos y la disposición de los mismos.

La gestión eficaz del proceso de devoluciones es importante para las operaciones de almacén, ya que puede ayudar a reducir costos, mejorar la satisfacción del cliente y optimizar los niveles de inventario. Muchos almacenes utilizan software y sistemas especializados para rastrear y gestionar las devoluciones, incluidos sistemas de gestión de devoluciones (RMS) y sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).

Recolección y análisis de datos

La recopilación y el análisis de datos son aspectos importantes de la gestión de las operaciones de almacén, ya que permiten a los gerentes de almacén rastrear y analizar indicadores clave de rendimiento (KPI) y tomar decisiones informadas sobre cómo mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar la productividad.

Hay varios tipos de datos que se pueden recopilar y analizar en un almacén, que incluyen:

Datos de inventario: esto incluye información sobre los tipos y cantidades de bienes y materiales almacenados en el almacén, así como los lugares donde se almacenan. Estos datos se pueden utilizar para realizar un seguimiento de los niveles de inventario, identificar faltantes o excesos y optimizar el espacio del almacén.
Datos de pedidos: esto incluye información sobre pedidos entrantes y salientes, como los tipos y cantidades de productos que se envían o reciben, los clientes o proveedores involucrados y las fechas de entrega o recogida. Estos datos se pueden utilizar para realizar un seguimiento del cumplimiento de pedidos e identificar oportunidades para mejorar los tiempos de entrega o reducir errores.
Datos laborales: esto incluye información sobre las tareas y actividades que realizan los trabajadores del almacén, como recoger, empaquetar y enviar los pedidos de los clientes, así como el tiempo y los recursos necesarios para completar estas tareas. Estos datos se pueden utilizar para realizar un seguimiento de la eficiencia laboral e identificar oportunidades para mejorar la productividad.
Datos del equipo: esto incluye información sobre el uso y rendimiento de las diversas máquinas y equipos utilizados en el almacén, como montacargas, cintas transportadoras y transpaletas. Estos datos se pueden utilizar para realizar un seguimiento de la utilización del equipo e identificar oportunidades para optimizar el uso o el mantenimiento del equipo.

Recursos y Tecnología de Operaciones de Almacén

La tecnología de almacén está cambiando la forma en que funcionan los almacenes. Está haciendo que los almacenes sean más eficientes, más productivos y más seguros para los trabajadores. La tecnología de almacén también está haciendo que los almacenes sean más flexibles y precisos.

Los sistemas de gestión de almacenes están diseñados para aumentar la eficiencia y precisión en el almacén. Estos sistemas también se conocen como software de gestión de almacenes o software de inventario de almacenes.

Esta tecnología se utiliza en todo tipo de operaciones de almacenamiento, incluidas la venta minorista, la distribución y la fabricación. WMS mejora el flujo de mercancías a través de un almacén al automatizar los procesos del almacén, como la recepción, el almacenamiento y la selección de productos de los estantes.

Un WMS (Sistema de Gestión de Almacén) también se puede utilizar para reducir costos al eliminar las tareas manuales y los errores que realizan los empleados. La automatización mejora la eficiencia al reducir los costos laborales y liberar tiempo para los empleados que realizan tareas más complejas. También incluye funciones para rastrear pedidos, pronosticar la demanda, programar flujos de trabajo y más. Le permitirá gestionar el flujo de inventario a través de su almacén, incluido el estado de los envíos y las devoluciones. Además, un WMS le brinda visibilidad total de las operaciones de su cadena de suministro.

El uso de un sistema de gestión de almacenes le permite recopilar datos precisos en tiempo real y le ayuda a mejorar la eficiencia de envíos y devoluciones.

Hay muchos tipos diferentes de soluciones WMS disponibles en la actualidad, incluidos escáneres de códigos de barras, lectores RFID y software de reconocimiento de voz. Cada tipo tiene sus propias fortalezas y debilidades dependiendo de para qué se utiliza dentro de un entorno de almacén determinado, como comerciantes de comercio electrónico o proveedores de logística de terceros (3PL) que manejan grandes volúmenes de productos cada año con una alta demanda de los consumidores en múltiples industrias.

Formas de Mejorar la Eficiencia de las Operaciones de Almacén

Hay muchas formas de mejorar la eficiencia en las operaciones de almacén, algunas de las cuales incluyen:

Implementación de un sistema de gestión de almacenes (WMS): Un WMS puede ayudar a optimizar el flujo de bienes y materiales a través del almacén al automatizar tareas como recepción, almacenamiento, selección, embalaje y envío. También puede proporcionar visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario, los pedidos y la productividad laboral, lo que permite a los gerentes tomar decisiones informadas sobre cómo optimizar las operaciones del almacén.

Agilización de la distribución y diseño del almacén: Una distribución eficiente del almacén puede ayudar a reducir la distancia que deben trasladarse los bienes y materiales, minimizando el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar las tareas. Esto se puede lograr agrupando productos similares, colocando los artículos de uso frecuente más cerca del área de embalaje y envío, y diseñando el almacén para permitir un flujo de materiales eficiente.

Mejora de la precisión y velocidad de preparación de pedidos: La preparación de pedidos es una tarea que requiere mucha mano de obra y que puede tener un impacto significativo en la eficiencia del almacén. Se puede mejorar la precisión y la velocidad de la preparación de pedidos mediante una variedad de métodos, como la implementación de sistemas pick-to-light, el uso de lectores de códigos de barras y la implementación de rutas de preparación eficientes.

Optimización de los niveles de inventario:Mantener niveles óptimos de inventario puede ayudar a reducir el riesgo de escasez y exceso, que pueden alterar las operaciones del almacén. Esto se puede lograr mediante metodologías como la implementación de gestión de inventario justo a tiempo (JIT), el uso de stock de seguridad para amortiguar la demanda inesperada y la implementación de sistemas de inventario perpetuo para rastrear los niveles de inventario en tiempo real.

Automatizar tareas:Automatizar tareas como la recepción, el almacenamiento y la preparación de pedidos puede ayudar a reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar estas tareas, mejorando la eficiencia del almacén. Esto se puede lograr mediante el uso de tecnologías de automatización como cintas transportadoras, brazos robóticos y sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación.

Lista de Verificación de Operaciones de Almacén

Recepción: Inspeccione todos los envíos entrantes en busca de daños y verifique la exactitud de los artículos recibidos con la orden de compra o la lista de empaque.
Almacenamiento: Almacene adecuadamente todos los artículos recibidos en las áreas designadas, asegurándose de que sean de fácil acceso y estén debidamente etiquetados.
Preparación de pedidos: verifique la exactitud de todos los pedidos antes de recogerlos y empaquetarlos para su envío.
Embalaje y envío: Empaque adecuadamente todos los pedidos para su envío, asegurándose de que estén protegidos durante el tránsito.
Gestión de inventario: realice recuentos físicos periódicamente de todos los artículos en el almacén y actualice el sistema de gestión de inventario en consecuencia.
Seguridad y mantenimiento: inspeccione periódicamente el almacén para detectar posibles riesgos de seguridad y realice un mantenimiento de rutina en todos los equipos.
Limpieza: Mantenga un almacén limpio y organizado, incluido el barrido y la eliminación de escombros con regularidad.
Cumplimiento: asegúrese de que las operaciones del almacén cumplan con todas las leyes, regulaciones y estándares de la industria relevantes.

¿Cuál es la Diferencia entre Gestión de Inventario y Gestión de Almacenes?

La gestión de inventario se refiere al proceso de ordenar, almacenar y utilizar las materias primas, los componentes y los productos terminados de una empresa. Implica determinar el nivel de inventario que se debe mantener, establecer puntos de reorden y monitorear los niveles de existencias.

La gestión de almacenes, por otro lado, se refiere al proceso de supervisar las operaciones diarias de un almacén. Esto incluye tareas como recibir y almacenar mercancías entrantes, recoger y empaquetar pedidos y enviar productos terminados. También implica gestionar la distribución física del almacén, incluido el flujo de mercancías y el uso del espacio de almacenamiento.

En resumen, la gestión de inventarios se centra en la gestión del inventario en sí, mientras que la gestión de almacenes se centra en la gestión del espacio físico y las operaciones donde se almacena el inventario. Ambos son importantes para la gestión de la cadena de suministro de una empresa, pero abordan aspectos diferentes de la misma.

¿Qué es la Gestión de Operaciones de Almacén?

La gestión de operaciones de almacén es el proceso de gestionar los recursos y actividades necesarios para almacenar, recuperar y mover mercancías. Implica planificar, organizar, controlar y mejorar todos los aspectos de las operaciones del almacén.

El papel de un gerente de operaciones de almacén es brindar liderazgo en todas las áreas relacionadas con el funcionamiento eficiente del almacén de su empresa. Supervisan todo, desde la recepción de envíos hasta la distribución, además de gestionar cualquier problema que surja durante estos procesos.

Esta persona debe desarrollar estrategias para almacenar productos de manera eficiente para que puedan recuperarse fácilmente cuando sea necesario, garantizar que los productos se envíen dentro de tiempos de entrega aceptables, crear procedimientos para la capacitación del personal del almacén, administrar los niveles de inventario de manera efectiva, realizar un seguimiento del movimiento del producto en todas las instalaciones utilizando códigos de barras, montar nuevos equipos como cintas transportadoras o carretillas elevadoras cuando sea necesario, etc.

¿Cuál es la Diferencia Entre un Centro de Distribución y un Almacén?

Un centro de distribución y un almacén son instalaciones que se utilizan para almacenar y gestionar el flujo de bienes y materiales. Sin embargo, existen algunas diferencias clave entre los dos:

Propósito: Los centros de distribución suelen ser instalaciones más grandes y complejas que se utilizan para gestionar la distribución de productos a diversos lugares, como tiendas minoristas, almacenes o clientes. Los almacenes, por otro lado, generalmente se utilizan para el almacenamiento y manipulación de mercancías dentro de un lugar específico.
Escala: los centros de distribución a menudo atienden un área más amplia y necesitan poder manejar un mayor volumen de envíos entrantes y salientes.
Servicios: los centros de distribución suelen ofrecer una gama más amplia de servicios que los almacenes, como cross-docking, cumplimiento de pedidos y procesamiento de devoluciones. Estos servicios suelen estar diseñados para respaldar la distribución de bienes a múltiples ubicaciones.
Tecnología: Los centros de distribución tienden a ser más automatizados y utilizan tecnologías avanzadas como cintas transportadoras, robótica y sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación para optimizar el flujo de mercancías. Los almacenes también pueden utilizar algunas de estas tecnologías, pero generalmente son menos complejas y automatizadas que las que se encuentran en los centros de distribución.

En general, la principal diferencia entre un centro de distribución y un almacén es el alcance y la complejidad de las operaciones que se llevan a cabo. Los centros de distribución suelen ser instalaciones más grandes y complejas que se encargan de la distribución de mercancías a múltiples ubicaciones, mientras que los almacenes son generalmente instalaciones más pequeñas y más enfocadas que se utilizan para almacenar y manipular mercancías dentro de una ubicación específica.

Conclusion

Las operaciones de almacén pueden ser complejas, pero si sigue estas sencillas pautas y considera los recursos disponibles para ayudarlo a comenzar, puede realizar mejoras que reducirán los costos y aumentarán la eficiencia.